署名ファイルと定型文書を使う
署名ファイルをつくりましょう
送信するメールには自分の名前、住所、電話番号、メールアドレスなどの連絡先を書いておくほうが親切ではあります。毎回これを書きたくないので、いつもこれを自動的にメールの最後に記入してくれるように設定できます。これを署名ファイルといいます。メールソフトによっては、ソフトのなかで文字を入力する画面が用意されていて署名がつくれてしまうものと、ソフトとは別にテキストファイルで用意しておいてファイル名を指定しなければならないものがあります。
私の例でシンプルなものにすると、典型的には次のようなものです。
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中山和弘 E-mail: nakayama@slcn.ac.jp
.聖路加国際大学 TEL 03-3543-6391
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エチケットとしてはあまり長い行にわたらないということです。=/*-+()@などの記号で似顔絵をつくったり（笑える？メールテクニック参照）、_/_/_/_/といったアンダーバーとスラッシュで飾ったりいろいろやりようがあります。しかし、インターネット全体の通信量が無駄に増えて全体の速度が低下することを考えると、いつも必要ではないことは書かないようにしましょう。４行以内というのが目安と言われています。
ソフトによってはいくつかの署名を登録できて送るときに選択ができます。名前とアドレスだけといったシンプルなものから、プロフィールのいっぱい入ったものまで作っておいて、送信時に使い分けるというのも手です。
いろいろな署名を集めたサイト次のサイトを参考にしてはどうでしょう。
・署名Web
定型文書も使ってみましょう
よく使う内容の決まっている文書はテキストファイルで作っておいて、必要に応じてメールの本文中に張り付けるようにすると便利です。日付や相手の名前だけを変えればいいわけですから。ソフトによっては「注文書」「招待状」「お誕生カード」「英文メール」「時候の挨拶」などの「ひな形」または「テンプレート」と呼ばれる定型文書が最初から用意されているものがありますから、これを活用しましょう。
