ちゃんとしたメールを送ろう；メールの書き方
メールを送るにはまずメールの作成画面にする必要があります。「作成」「新規」「メッセージ」などのボタンをクリックすれば、メールの作成画面になります。記入することは基本的に３つで、それぞれ気をつけることを書いておきます。
宛先（TO）は正しく
当たり前ですが相手のメールアドレスを正しく書きましょう。宛先が自分と同じドメイン名の場合はそれを省略することができますが、念のためドメイン名も書くようにしておいたほうがよいかもしれません。
件名（Subject）は短く具体的に
件名を見ただけで内容がわかるというのが理想です。なかなか難しいですが、そうしたいものです。なかには、「おはよう」「こんにちは」「ありがとう」「元気ですか」「いつもお世話になってます」とかあいさつだけのもあったりします。これでは用件はわかりません。「質問です」「お願いです」などというものは、「○○について教えてください」とか「○○についてお願いします」などと具体的に書いたほうが親切でしょう。「○月○日のカンファレンスの時間変更」などといった内容のわかるものにしましょう。相手もどういうアクションを起こしたらいいのかわかりやすいです。
とくに毎日何十通ものメールを受け取っている人だったら、中身が予想できたほうがいいと思います。もちろん全部読んで欲しいのですが、優先順位というものがつくれます。どうしてもという重要なら、あたまに[超重要!]などと入れるといいでしょう。とても緊急ならば電話したほうがいいと思います。
何も書かずに送信するとほんとにそれでいいか確認してきたりしますが、無視すると「無題」「件名が指定されていませんでした」など書かれて送られてしまいます。ちょっとみっともない・・・・ 。
本文で気をつけること
本文で大事なことは読みやすいことでしょう。文章の上手い下手はしょうがないとして、見た目の読みやすさというものがあります。
・シンプルな内容
１つめに注意することはシンプルに書くということです。手紙とは違って用件を簡潔に伝えるのが目的です。前置きも時候の挨拶もできるかぎり省略してしまいましょう。それで目上の人に失礼にあたらないのがメールです。それよりも気を配るべきことは簡潔さです。そうでなければ手紙を出して下さい。
なるべくすぐに本題にはいること。最初の数行で用件をまとめて、それ以降は補足にしましょう。大事なことから書いていくことが、相手の読む時間のことを考えた気配りです。
・改行をこまめに
２つめのキーポイントは、「改行をこまめに」です。何行にも渡って文章を書いても見た目上は折り返してくれるので大丈夫なように見えます。しかし、ソフトやその設定のしかたによってはそこで折り返しにはなりません。規則的に１行おきに途中で切れたような文章で届くことなどがあります。
送信したメールの例
| 先日はメールの出し方について教えていただいてありがとうございました。おかげさまで なんとかメールが送れるようになりました。これからはなんでもメールで聞くことができ るので、お忙しいときにおじゃまするようなことはないと思います。返事はいつでもかま いませんので、これからもよろしくお願いします。 |
上のように40字で送っても、相手が38文字までの表示になっていたとか、こちらのソフトの設定で、38文字で自動的に改行して送るようにしてあると、次のようになります。
| 先日はメールの出し方について教えていただいてありがとうございました。おかげさ まで なんとかメールが送れるようになりました。これからはなんでもメールで聞くことが でき るので、お忙しいときにおじゃまするようなことはないと思います。返事はいつでも かま いませんので、これからもよろしくお願いします。 |
また、画面の折り返しで改行が入らないような設定になっていると、次のように１行で送られ、文章は右側にずっと続いていて、とても読みにくいです。
| 先日はメールの出し方について教えていただいてありがとうございました。おかげさまでなんとか・・ |
たとえば、次のようにしたらいかがでしょう。
先日はメールの出し方について教えていただいて これからはなんでもメールで聞くことができるので、 |
メールの暗黙の約束では１行30～35文字ぐらいまで打ったら、自分で改行するのが相手に親切ということになっています。右側は長さがふぞろいで多少がたついてもいいという感じです。英文の場合はそうですね。
最近のメールソフトでは、このようなことが起こらないように工夫されているのであまり問題はない場合もありますが、相手への見やすさの問題は消えません。できるだけ箇条書きに近いかたちで簡潔に書きましょう。そのほうが相手が自分の文章をそのまま引用するときも扱いやすいです。何行にもわたる文章もやめたほうがいいですし、用件が変わったら１行以上空行を入れたほうが見やすいです。詞のような感じ、または歌詞カードみたいな感じといってもいいでしょうか。手紙とはちょっと違うと考えたほうがいいと思います。本文の表示は行間がほとんどないので見にくいのです。
・機種依存文字は使わない
メールに使える文字のなかには、メールを読む側のパソコンの機種やソフトが違うと正しく表示されないものがあります。たとえば、半角カタカナ文字や、機種依存文字です。これかどうかは、日本語入力システムの文字パレットや記号パレットといったところで見てみればそうと表示される場合があるのでチェックできますが、すべてがそうではありません。以下におもなものを紹介しておきましょう。
機種依存文字の例
| №㏍℡㊤㊥㊦㊧㊨㈱㈲㈹㍾㍽㍼㍻①②③④⑤ⅠⅡⅢⅣⅤⅥⅦⅧⅨⅩ ㍉㎜㎝㎞㎎㎏㏄㍉㌔㌢㍍㌘㌧㌃㌶㍑㍗㌍㌦㌣㌫㍊㌻≒≡∫∮∑√⊥∠∟⊿∵∩∪?? |
代表は、丸数字とローマ数字です。丸数字などは好きな人が多く、意外と使われるので、読めない人にとってはとても苦痛なのでやめましょう。その部分だけでなく、文章全体に影響が及ぶ場合もあるようです。どうしてもローマ数字だけは使いたいという人は、アルファベットの「I」「V」「X」の組み合わせで全部書けるのこの３文字を使って下さい。IIIは「I」が３つで書けますし、IVは「I」と「V」です。 世の中の人全員がWindowsなわけでもないですし、パソコン以外でインターネットをしている場合もあるので、使わないようにしたいものです。
詳しいことについては、以下のサイトを参照してみてください。
